【スプレッドシート】プルダウン機能を使って入力ミスを減らす

スプレッドシートで入力ミス
スプレッドシートで入力ミス

人間は入力ミスを犯しがちです。しかも、入力ミスのパターンも千差万別です。

数字の入力を半角ではなく、全角にしたり、氏名の記入で姓名の間に空白を入れたり入れなかったり。また、空白も半角だったり、全角だったりと色々とやらかしがちです。

肩書きの入力を「社長」「CEO」「代表取締役」などと統一せずにばらばらで入力されていると頭を抱えてしまいます。

人間からするとこれとこれは一緒と判定出来るのですが、スプレッドシートからすると上記のような入力は別物となります。

そんな入力ミスを防ぐのがスプレッドシートに備わっている「データ入力規則」です。今回の記事は「データ入力規則」のうち特にプルダウンリストについて説明しています。

プルダウンリストの具体的な使用方法については、「スプレッドシートで複数のプルダウンリストを連動する方法を解説」で紹介しています。

スプレッドシートの「データ入力規則」とは

「データ入力規則」はセルに入力するデータを一定のルールで制限することにより入力ミスを防ぎ、入力効率を上げる役割を持っています。

項目説明
リスト入力可能なデータ一覧から選択
日付日付のみ入力可能。入力可能な日付には制限無しもしくはある日付より以前、以降、期間を条件と出来る
数値数値のみ入力可能。入力可能な数値には制限無しもしくは大小や等しい、範囲を条件と出来る
テキスト指定したテキストを含む・含まない・完全一致するテキスト。
その他有効なメールアドレスやURLのみ入力可能。
条件一覧

スプレッドシートの「プルダウンリスト」機能とは

データ入力規則のメニュー
データ入力規則のメニュー

データ入力規則をセルに適用するには「データ」→「データの入力規則」→「ルールを追加」をクリックします。
「条件」の下をクリックすると上図のようにリストが表示されます。プルダウンリストを作成するには『プルダウン(範囲内)』もしくは『プルダウン』を選択します。

プルダウン(範囲内)

プルダウン(範囲内)
プルダウン(範囲内)

スプレッドシートに事前入力していたリストをプルダウンリストに表示するには以下の様に行います。

①プルダウン(範囲内)を選択します。
②データ入力規則を適用する範囲を選択します。
③プルダウンリストに表示させるリストの範囲を選択します。
④リストのデータに対応した色を指定します。

プルダウン

プルダウン
プルダウン

データ入力規則を指定するときに個別にリストを都度入れていく方式です。将来リストが変更にならないことが明確であればこの方式で問題ありませんが変更や追加がある場合は「プルダウン(範囲)」を利用すべきです。

こちらの方式では以下の様に行います。

①プルダウンを選択します。
②データ入力規則を適用する範囲を選択します。
③プルダウンリストに表示させるリストを追加します。
④リストのデータに対応した色を指定します。

詳細オプション-データが無効の場合、表示スタイル

データ入力規則の詳細オプション
データ入力規則の詳細オプション

データが無効の場合
入力規則に反したデータを入力された場合に、入力は許すが警告を表示するのか、入力させないかを選択します。

表示スタイル
データ入力規則を設定したセルの表示方法を「チップ」「矢印」「書式なしテキスト」から選択します。それぞれ以下の様な表示となります。

表示スタイル-チップ、矢印、書式なしテキスト
表示スタイル-チップ、矢印、書式なしテキスト

まとめ

色の追加や表示スタイルは2022年12月に追加された機能です。
私が特に重要だと思うのは選択したデータにより色を変えられることです。今までだと条件付き書式で色を付けるしかなかったところに簡単にできるようになりました。

色をデータにより変えられることにより人間による選択ミスをさらに小さく出来ると考えられます。私の経験上、リストから選択させていてもクリックする場所をうっかり間違えてしまい隣接するデータが入力してしまうことがまれにありました。

データにより色が変わることで選択を間違えたことが気づきやすくなったと思います。

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