Googleスプレッドシートには他のシートからのデータを取り込むための関数「IMPORTRANGE」が用意されています。
チームでデータ共有しながら作業していくことを支える関数とも言えます。
IMPORTRANG関数はどこに使える?
IMPORTRANGE関数は実際の業務では次のように利用できます。
- マスターデータのコピー
商品マスターや顧客マスターといったマスターデータを管理しているスプレッドシートとデータ連携。
マスターデータのシートからコピーではなくデータ連携することにより、常に最新かつ間違いの無いデータを使うことができます。 - 各部署、各人が作成している集計サマリーを1つのシートに集約
各部門の売上や経費、各種KPIをデータ連携して1つのシートに集約して1箇所でKPIなどを確認することができます。 - セキュリティの確保
作業者にデータ入力はして欲しいが他部署のデータは見せたくない場合にデータ入力シートと集計シートを別ファイルにして連携させれば実現できます。
具体的な使用例としては以下の記事を参考にしてください。
IMPORTRANG関数の概要
GoogleスプレッドシートのIMPORTRANGE関数は参照元のスプレッドシートから指定した範囲のデータを参照先のスプレッドシートへデータ連携することができます。
また、参照元のスプレッドシートにデータの変更・削除・追加があっても自動更新されますので常に最新のデータが連携されることになります。
IMPORTRANGE関数の構文
IMPORTRANGE(スプレッドシートのURL, 範囲の文字列)
スプレッドシートのURLは参照元のスプレッドシートをアクセスしている時にアドレスバーに表示されているURLです。下図の赤枠で囲んだ範囲になります。『/edit』以降の文字列は不要です。
また、以下の黄色で塗りつぶした部分のスプレッドシートキーでもかまいません。
範囲の文字列は参照元のスプレッドシートの取り込む対象となるシート名とデータ範囲を指定します。
例：
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_-m5cx-s5g9kJO2cfnlU8lSf0B8Ar9CZqrlB4xT_HSc","団体コード表!A1:Z1000")IMPORTRANGE関数の注意点
- 参照元のスプレッドシートのデータ量
たとえば100万行のデータだった場合は参照先へ転送するには時間が掛かります。
参照元のスプレッドシートで集計して、その結果だけを連携するようにすれば軽くなります。 - 複数シートをまたいだチェーン
AからB、BからCへチェーンすることができます。チェーンを多段にすると更新に時間が掛かるようになりますので注意が必要です。 - IMPORTRANGE関数の多用
IMPORTRANGE関数は他のシートの1行だけとか、1列だけというデータ取得が可能です。これを必要な行数もしくは列数分、IMPORTRANGE関数を使用するとパフォーマンスに影響する場合があります。
参照先シートで使用する範囲はまとめて1回のIMPORTRANGE関数で取り込んで、取り込んだデータをシート内で参照するようにするのがベストです。
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